Guía de Uso y Metodología SuiteCero

Introducción

Bienvenido a la documentación oficial de SuiteCero. Nuestras herramientas están diseñadas bajo la lógica de "Gestión de Datos Estructurada". A diferencia de una hoja de cálculo común donde se borran y sobrescriben datos, nuestras aplicaciones utilizan un sistema de base de datos relacional simplificada. Esta guía te ayudará a entender los conceptos clave para sacar el máximo provecho a los módulos de que utilices.

1. Conceptos Fundamentales

Para garantizar la trazabilidad de tu negocio, utilizamos tres pilares de información:

El Maestro de Productos (Catálogo):

Es el listado único de todos tus activos. Aquí se definen las características fijas que no cambian con el tiempo, como el Nombre, Código (SKU), Categoría y Stock Mínimo. Piensa en esto como la "ficha de identidad" de cada artículo.

El Registro de Movimientos (Kardex Digital):

Es el corazón del sistema. Aquí se anota históricamente todo lo que sucede. Nunca borramos información aquí. Si cometiste un error, se ingresa un contra-movimiento. Esto permite auditar qué pasó, quién lo hizo y cuándo.

Entidades (Empresas/Centros de Costo): Nuestras herramientas son multi-entidad. Esto significa que puedes etiquetar cada movimiento para saber si un gasto corresponde al "Proyecto A" o al "Proyecto B", permitiendo una contabilidad de costos granular.

2. Flujo de Trabajo: Gestión de Arriendos y Activos

El módulo de Control de Activos está diseñado para empresas que alquilan equipos o gestionan un pañol de herramientas. El flujo lógico es el siguiente:

A. El Alta de un Activo Antes de poder mover un ítem, este debe existir en el Maestro. Debes asignarle un ID único. Recomendamos usar códigos alfanuméricos cortos (ej: TALADRO-01) en lugar de nombres largos, para facilitar la búsqueda en dispositivos móviles.

B. Registro de Salida (Arriendo/Préstamo) Cuando un activo sale de tu bodega, se genera un movimiento de "Salida".

Dato Crítico: Es vital asignar un "Responsable" o "Cliente" en la referencia.

Impacto: El sistema resta el ítem del Stock Disponible y, dependiendo de la configuración, lo marca como "En Arriendo".

C. Registro de Retorno (Devolución) Al regresar el equipo, se ingresa un movimiento de "Entrada por Devolución".

Verificación: Es el momento de inspeccionar el estado del activo. Si el equipo vuelve dañado, se puede registrar una nota en el campo de observaciones para futura gestión de mantenimiento.

3. Buenas Prácticas para la Integridad de Datos

Consistencia en los Nombres: Evita crear duplicados (ej: "Martillo" y "Martillo de mano"). Usa siempre el catálogo predefinido.

Registro en Tiempo Real: La principal causa de desajustes de inventario es el desfase temporal. Procura registrar el movimiento en la App en el momento exacto en que ocurre la acción física.

Auditorías Periódicas (Inventario Cíclico): Recomendamos contar físicamente una categoría de productos cada semana y compararla con el saldo del sistema. Si hay diferencias, usa el tipo de movimiento "Ajuste de Inventario" para corregir el saldo sin falsear las ventas o compras.

4. Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Puedo gestionar múltiples bodegas? Sí. Al utilizar el campo de "Centro de Costo" o "Ubicación", puedes filtrar en tus reportes dónde se encuentra cada activo físicamente.

¿Qué hago si mi Stock figura en negativo? Un stock negativo indica un error de proceso: se registró una salida sin haber registrado la entrada previa (compra o devolución). Revisa el historial de movimientos para encontrar la omisión.